+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

За хранение этих документов в отделе кадров компанию оштрафуют

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем. Это бесплатно.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Юрий Красильников Рейтинг: Здравствуйте, Татьяна!

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов: за это компанию оштрафуют

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих схема ниже. Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию. Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие.

Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря г.

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения. Отвечает Иван Шкловец,. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных.

Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник. За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч.

Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику ст. Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка п.

Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей ч. Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно п.

Копии получают, чтобы исполнить локальный акт. Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии.

Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами абз. Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника образец ниже.

Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности. Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.

Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт ч. Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных.

Копии паспортов, свидетельств и т. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют п. Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно.

Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме образец ниже.

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных образец ниже. Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет информация Роскомнадзора от 25 сентября г.

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 рублей. В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах , то сообщит об этом в Роскомнадзор. Простите, что прерываем ваше чтение. Предлагаем вам зарегистрироваться и продолжить чтение. Это займет всего полторы минуты. У меня есть пароль. Пожалуйста, проверьте почту Ввести. Введите логин. Войти или. Оставьте первый комментарий. Ваша персональная подборка. Статьи по теме в электронном журнале.

Будьте в курсе! Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Меню Темы. Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет — установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.

Что нового

Еще уточните по поводу копий паспортов арендодателей. Копии указанных документов СПК может у себя хранить не нарушая требования закона о персональных данных? Да, в документы, которые устанавливают порядок обработки персональных данных, включают тех лиц, чьи персональные данные стали станут известны СПК. Хранение копий личных документов на сегодняшний день является рискованным в свете ужесточения ответственности за нарушения законодательства о персональных данных и актуальной судебной практики. Роскомнадзор может решить, что СПК собирает лишние персональные данные и оштрафовать. Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор. Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает.

Как защитить персональные данные сотрудников и не попасть на повышение штрафов с 1 июля 2017 года

Об 1С:ИТС. Заказать ИТС. Купить кассу.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Выдача документов по запросу работника - Елена А. Пономарева

Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники. У вас все получится. Все работодатели очень разные.

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих схема ниже.

ФИО и любая другая личная информация о гражданине — это персональные данные. За их соблюдением строго следит Роскомнадзор. Требований много, и ответственность за их несоблюдение предусмотрена серьезная. Как защитить персональные данные сотрудников и клиентов и правильно организовать работу с персональными данными, чтобы избежать штрафов, читайте в нашей публикации.

Кадровое делопроизводство с нуля. 8 первых шагов

Получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России смогут все юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариусы. Электронная подпись , которую будет выпускать удостоверяющий центр ФНС России, компании смогут использовать для получения всех государственных и коммерческих услуг, а также подписания любых электронных документов. Это усиливает контроль за выпуском ЭЦП со стороны госорганов и дает уверенность в надежности цифровой подписи. Именно руководителю отдела кадров поручают составить или внести правки в ПВТР в году. Этот специалист должен знать, что не стоит писать в документе все правила, которых нет в ТК, даже если они не противоречат закону.

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году.

Доброе утроКогда можно хранить копии паспортов сотрудников в отделе кадров...

.

Можно ли хранить в отделе кадров копии паспортов и дипломов?

.

Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, За это компанию оштрафуют Форму этих документов утверждает работодатель,​.

Хранение копий паспортов арендодателей

.

можно ли хранить в личном деле сотрудника копии паспорта и военного билета...

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Курс №2: HR или кадровик
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Любомир

    Задерживали меня однажды, еще милиция. Шли двое на меня с явно угрожающим видом, как бы давя, переговариваясь друг с другом. Услышал я обрывок фразы на подходе Этот не побежит . Уловил и интонацию говорившего, явная досада в голосе. Стало понятно, что если бы я побежал, то им бы было легче бежит, значит виноват. А если не побежал, то или не виноват, или ушлая сволочь, что для сотрудников равнозначно. В отделении старался держаться с ними вежливо и твердо, не хамя, понимая, что они представители власти, но и не давая себя в обиду. Обошлось без рукоприкладства. Адвокат, автор видео, прав, что для судьи мент свой, а подсудимый пустое место. Судья, судившая меня, восторгалась молодым, вертлявым ментом, который свидетельствовал против меня. Этот мусорок пришел в суд без ксивы, объяснив отсутствие ксивы судье Я ее постирал! Это его заявление вызвало восторг судьи, как будто был совершен подвиг, а не должностной проступок. Мусорок давая показания, вдохновенно врал, и смотреть ему на меня было больно, судья ловила каждое его слово, на мои же слова ей было наплевать.

  2. mingwafecteu

    Спасибо за просвещение, конечно же Лайк

  3. Ия

    Правильнее было бы платить штрафы в процентах от дохода, как в Финляндии к примеру!

  4. septlagko

    Безусловно введение военного положения для кого-то будет крайне выгодно, его по сути даже ещё нет но уже есть паника, валютная паника к примеру доллар подскачил и его очень мало в продаже есть.

  5. Александра

    Подумайте люди о детях своих,